Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist, soweit in Ziffer 2.3 nicht anders bestimmt, die Prodlane GmbH, Löhrstraße 15, 04105 Leipzig, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Carolin Maier und Mathias Jakob, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Leipzig unter HRB 39585 („Prodlane“ oder „wir“).

Anfragen zum Datenschutz und zur Geltendmachung Ihrer Rechte richten Sie bitte an info@getmaia.ai oder an die vorstehende Postanschrift.

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt: heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, Deutschland, datenschutz@heydata.eu.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

• der Website unter getmaia.ai und www.getmaia.ai einschließlich der dort eingebundenen Formulare und Videos sowie unserem Hilfecenter unter docs.getmaia.ai („Website“);
• der cloudbasierten Software MAIA („Plattform“);
• der Kommunikation mit unserem Support sowie der Anbahnung und Durchführung von Verträgen.

„Kunde“ ist das Unternehmen oder die Organisation, die mit uns einen Vertrag über die Nutzung der Plattform geschlossen hat. „Nutzer“ sind die natürlichen Personen, denen ein Kunde Zugang zur Plattform gewährt.

Soweit wir personenbezogene Daten in der Plattform im Auftrag eines Kunden verarbeiten, ist der Kunde Verantwortlicher; wir sind Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung richtet sich in diesem Fall nach dem mit dem Kunden geschlossenen Vertrag über die Auftragsverarbeitung und nach dessen Weisungen. Die Angaben in Ziffern 6 und 7 dienen insoweit der Transparenz. Für alle übrigen in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen sind wir Verantwortlicher.

Weitere Informationen zur Sicherheit der Plattform stellen wir in unserem Trust Center unter trust.getmaia.ai bereit. Für Websites Dritter, auf die wir verlinken, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der folgenden Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie eingewilligt haben. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen, insbesondere handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter erforderlich ist und Ihre Interessen nicht überwiegen. Das jeweilige Interesse benennen wir im betreffenden Abschnitt.

Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät und der Zugriff auf dort gespeicherte Informationen richten sich zusätzlich nach § 25 TDDDG. Unbedingt erforderliche Zugriffe erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung, alle übrigen nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG.

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter Cloudflare die zur Auslieferung und Absicherung erforderlichen Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Adresse, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem sowie den HTTP-Statuscode. Cloudflare schützt die Website unter anderem durch eine Web Application Firewall, DDoS-Schutz und Bot-Erkennung und setzt hierfür die technisch erforderlichen Cookies „__cf_bm“ (30 Minuten) und „_cfuvid“ (Sitzung). Aus diesen Zugriffsdaten erstellt Cloudflare für uns zusammengefasste Statistiken, etwa zu Seitenaufrufen, Herkunftsländern und verweisenden Seiten; dafür werden weder Cookies gesetzt noch Skripte in Ihrem Browser ausgeführt, und wir werten die Statistiken nicht personenbezogen aus.

Auf der Startseite wird automatisch ein stummes Video abgespielt. Die Videodatei wird über Cloudflare Stream ausgeliefert und mit dem Videoplayer Ihres Browsers wiedergegeben. Dabei verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse und technische Anfragedaten zur Auslieferung der Videodatei. Für die Videowiedergabe setzen wir keine zusätzlichen Cookies ein und speichern keine Bandbreitenprofile oder Nutzerkennungen im lokalen Browser-Speicher.

Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, einen Termin vereinbaren oder ein Whitepaper anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Nachricht) sowie Zeitpunkt und Seite der Übermittlung. Wenn Sie ein Whitepaper anfordern, nutzen wir Ihre Angaben außerdem, damit unser Vertrieb Sie telefonisch oder über LinkedIn kontaktieren kann; dem können Sie jederzeit widersprechen (Ziffer 13.2). Die Formulare werden von HubSpot geladen; die Eingaben werden in unserem HubSpot-Konto in der EU gespeichert. Das HubSpot-Tracking-Skript setzen wir nicht ein. E-Mails an uns verarbeiten wir in Microsoft 365.

Rechtsgrundlage für Hosting, Sicherheit, Statistik und Video ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, ihrer bedarfsgerechten Weiterentwicklung und der anschaulichen Darstellung unserer Plattform. Für die in Ziffer 5.4 genannten erforderlichen Cookies gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für Anfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie auf einen Vertragsschluss gerichtet sind, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in deren Beantwortung. Soweit Sie gesondert in den Erhalt von Informationen oder Werbung einwilligen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; diese Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Unser Hilfecenter mit Dokumentation und Release Notes unter docs.getmaia.ai betreiben wir mit Featurebase, das die Seite in unserem Auftrag bereitstellt (Art. 28 DSGVO). Featurebase verarbeitet dabei die beim Aufruf übertragenen Daten (IP-Adresse, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen) sowie Angaben, die Sie dort selbst machen, etwa Feedback oder ein Abonnement der Release Notes. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Nutzer über die Plattform zu informieren und ihre Rückmeldungen zu erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Beim ersten Aufruf der Website fragen wir über ein Banner, ob Sie in Marketing einwilligen. „Alle ablehnen“ steht gleich groß direkt neben „Alle akzeptieren“; Marketing ist voreingestellt deaktiviert. Ohne Einwilligung werden die betreffenden Dienste nicht geladen, und es werden keine Google-Cookies gesetzt. Die Website ist ohne Einwilligung vollständig nutzbar.

Mit Ihrer Einwilligung in „Marketing“ laden wir den Google Tag Manager und messen über Google Ads, ob Besuche über unsere Anzeigen zu Anfragen führen. Für Remarketing nutzen wir Google Ads nicht: Wir teilen Google mit, dass keine personalisierte Werbung ausgespielt werden darf, und Besucher werden keinen Zielgruppen für Werbung zugeordnet. Google verarbeitet die Daten der Conversion-Messung als eigener Verantwortlicher; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google (https://policies.google.com/privacy). Google Consent Mode v2 stellt sicher, dass Google-Dienste erst nach Ihrer Einwilligung aktiv werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Ihre Auswahl speichern wir im Cookie „maia_consent“ für 12 Monate. Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern oder widerrufen; dabei löschen wir die betroffenen Cookies.

Folgende Cookies und Endgerätezugriffe kommen zum Einsatz:

• Erforderlich: maia_consent (12 Monate); maia_lang (12 Monate, nur wenn Sie die Sprache über den Sprachumschalter wählen, damit die Startseite in dieser Sprache öffnet); __cf_bm (30 Minuten) und _cfuvid (Sitzung) von Cloudflare; __cf_bm von hsforms.net (30 Minuten, Absicherung der Formulare).
• Marketing: _gcl_au von Google Ads (90 Tage). Google kann zusätzlich Cookies auf eigenen Domains wie google.com und doubleclick.net setzen, um Anzeigenklicks und Anfragen einander zuzuordnen.

Die Plattform ermöglicht Kunden die datenschutzkonforme Nutzung von Sprachmodellen und die Auswertung eigener Dokumente. Im Auftrag des Kunden verarbeiten wir insbesondere folgende Daten von Nutzern sowie von Personen, die in deren Inhalten genannt werden:

• Kontodaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, bevorzugte Sprache;
• Inhalte: Chat-Nachrichten, Suchanfragen, hochgeladene Dokumente einschließlich Metadaten sowie Daten aus Integrationen und der Programmierschnittstelle (API);
• Authentifizierung und Kontoverwaltung: Zeitpunkte von An- und Abmeldung, Sitzungs-, Registrierungs- und Passwortereignisse sowie die IP-Adresse bei der Anmeldung;
• pseudonyme Nutzungsdaten, verknüpft mit einer Nutzerkennung: Browser, Gerät, Betriebssystem, verweisende Adressen und Ereignisse in der Software;
• Protokolle der KI-Verarbeitung: Eingaben und Antworten der Sprachmodelle, zur Fehleranalyse und Qualitätssicherung.

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach den Weisungen des Kunden und nur zur Bereitstellung, zum Betrieb, zur Absicherung und zur Verbesserung der Plattform, und zwar in Mitgliedstaaten der EU oder des EWR. Inhalte werden weder von uns noch von unseren Modellanbietern zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Einzelheiten regelt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung mit dem Kunden; Kunden können zusätzlich einen individuellen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Data Processing Agreement) mit uns abschließen.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, ist vertraglich ausgeschlossen.

Bei missbräuchlicher Nutzung der Plattform verarbeiten wir die hierzu erforderlichen Daten als Verantwortlicher, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und um rechtmäßigen Auskunftsersuchen von Behörden nachzukommen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Für den Betrieb der Plattform setzen wir die nachfolgend aufgeführten Unterauftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen. Die Sprachmodelle verarbeiten Eingaben ausschließlich zur Erzeugung einer Antwort; sie speichern die Eingaben nicht und verwenden sie nicht zum Training.

Über den beabsichtigten Einsatz neuer oder den Austausch bestehender Unterauftragsverarbeiter informieren wir unsere Kunden vorab nach Maßgabe des Vertrags über die Auftragsverarbeitung.

Wenn Sie unseren Support kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Ihre Nachricht und die von Ihnen übermittelten Unterlagen. Betrifft die Anfrage Inhalte der Plattform, verarbeiten wir diese im Auftrag des Kunden (Ziffer 2.3). Im Übrigen sind wir Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO, wobei unser berechtigtes Interesse in der Bearbeitung von Supportanfragen liegt.

Zur Anbahnung, Durchführung und Abrechnung von Verträgen verarbeiten wir als Verantwortlicher die Daten der Ansprechpersonen unserer Kunden (Name, geschäftliche Kontaktdaten, Funktion) sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO). Nutzer und Administratoren informieren wir per E-Mail über Wartungsarbeiten, sicherheitsrelevante Ereignisse und wesentliche Änderungen der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: sicherer und ordnungsgemäßer Betrieb).

Online-Gespräche mit Interessenten und Kunden zeichnen wir mit Kickscale auf, transkribieren und werten sie aus, um die Inhalte festzuhalten und die Gespräche nachzubereiten. Wir zeichnen erst auf, wenn alle Teilnehmenden vor Beginn der Aufzeichnung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Kickscale verwendet die Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Zusammenfassungen und Ergebnisse übernehmen wir in unser CRM bei HubSpot, um die Geschäftsbeziehung zu betreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen lit. f; berechtigtes Interesse: Dokumentation unserer Kundengespräche).

Wir sprechen Personen in Unternehmen, die als Kunden für MAIA in Betracht kommen, in ihrer beruflichen Rolle an, um MAIA vorzustellen und Gesprächstermine zu vereinbaren. Hatten Sie vorher keinen Kontakt mit uns, haben wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben (Art. 14 DSGVO). Wir verarbeiten dann Name, Unternehmen, Position und Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die Adresse Ihres LinkedIn-Profils, den Verlauf unseres Kontakts und Nachrichten, die wir über LinkedIn austauschen. Die Daten stammen aus dem LinkedIn Sales Navigator, von den Datenanbietern Amplemarket und Surfe sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Websites von Unternehmen, Pressemitteilungen und Messekatalogen. Private Kontaktdaten und besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO verarbeiten wir nicht, und wir bewerten keine einzelnen Personen.

Stellenangebote veröffentlichen wir über die Recruiting-Plattform JOIN, und Bewerbungen nehmen wir über JOIN entgegen. Die JOIN Solutions AG, Zürich, Schweiz, verarbeitet die Bewerbungsdaten dabei in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO), in der Schweiz oder im EWR; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Soweit Sie JOIN darüber hinaus nutzen, etwa mit einem eigenen Bewerberkonto, ist JOIN dafür selbst verantwortlich; es gelten dessen Datenschutzhinweise.

Bewerbungsdaten verarbeiten wir, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Freiwillige Zusatzangaben und die Aufnahme in unseren Bewerberpool beruhen auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir unterhalten ein Unternehmensprofil auf LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Für die Statistiken zu unserer Seite (Page Insights) sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); LinkedIn übernimmt dabei die Hauptverantwortung, auch für die Erfüllung Ihrer Rechte. Das Wesentliche der Vereinbarung finden Sie unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Wenn Sie uns über LinkedIn kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und übertragen die Nachrichten mit Surfe in unser CRM (Ziffer 9).

Auf unser LinkedIn-Profil und unser Trust Center verlinken wir ohne Plugins; Daten werden erst übertragen, wenn Sie einem Link folgen.

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist: an die in Ziffern 4, 5, 7 und 9 genannten Dienstleister, mit denen Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen, soweit sie in unserem Auftrag tätig sind, sowie an Steuerberater, Rechtsanwälte und Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Inhalte der Plattform verarbeiten wir ausschließlich in der EU oder im EWR; eine Verarbeitung außerhalb erfolgt nur mit vorheriger Zustimmung des Kunden und unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Soweit Dienstleister ihren Sitz in den USA haben oder von dort auf Daten zugreifen, stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und im Übrigen auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• technische Zugriffsdaten der Website: Cloudflare verarbeitet sie in unserem Auftrag nur so lange, wie es für Auslieferung und Sicherheit erforderlich ist; sicherheitsrelevante Ereignisse können wir im Cloudflare-Dashboard für 24 Stunden einsehen;
• Cookies: nach den in Ziffer 5.4 genannten Laufzeiten; Nutzungsdaten in Marketingdiensten nach der dort eingestellten Aufbewahrungsfrist;
• Daten in der Plattform: für die Dauer des Vertrags mit dem Kunden; danach geben wir sie nach Wahl des Kunden zurück oder löschen sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
• Protokolle der KI-Verarbeitung in PostHog: 31 Tage;
• Interessenten im CRM: 24 Monate nach dem letzten Kontakt, wenn kein Vertrag zustande kommt; angesprochene Geschäftskontakte ohne Reaktion: zwölf Monate nach der letzten Ansprache; nach einem Widerspruch nur ein Sperrvermerk;
• Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte (Kickscale): spätestens zwölf Monate nach dem Gespräch;
• Anfragen, Supportfälle und Vertragsdaten: bis zum Abschluss der Bearbeitung, danach im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, insbesondere sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse (§ 257 HGB, § 147 AO);
• Bewerbungen: bis zu sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens; mit Ihrer Einwilligung in den Bewerberpool zwölf Monate.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@getmaia.ai oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Betrifft Ihr Anliegen Daten in der Plattform, wenden Sie sich bitte an den Kunden als Verantwortlichen; an uns gerichtete Anfragen leiten wir weiter und unterstützen den Kunden bei der Beantwortung.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden (datenschutz.sachsen.de). Für Personen in der Schweiz gilt ergänzend das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG); Beschwerden können dort beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eingereicht werden.

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten, und ohne Name und E-Mail-Adresse kann kein Konto in der Plattform eingerichtet werden.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Antworten der Sprachmodelle in der Plattform sind Vorschläge; über deren Verwendung entscheiden Nutzer und Kunde.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die eingesetzten Dienste, unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen, die die Plattform betreffen, kündigen wir zusätzlich in der Plattform oder per E-Mail an.