Leitfaden: Synchronisation von SharePoint-Berechtigungen in MAIA

Um höchste Datensicherheit und Integrität zu gewährleisten, nutzt MAIA eine strikte Logik bei der Synchronisation von Inhalten und Berechtigungen aus deiner SharePoint-Umgebung. Dieser Leitfaden erklärt dir, wie unser System Berechtigungen interpretiert und wie du deine SharePoint-Sites optimal konfigurierst.

Unser Sicherheitsansatz: „Security First“

Bei der Übernahme von Zugriffsrechten folgt MAIA dem Grundsatz der verifizierten Zugriffskontrolle. Das bedeutet konkret:

Niemand sieht in MAIA mehr, als er in SharePoint sehen darf.
Im Zweifel synchronisiert MAIA restriktiver, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.

Wir unterstützen moderne, transparente Berechtigungsstrukturen über Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD). Veraltete oder intransparente Regeln schließen wir bewusst aus, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Wie geht MAIA mit „Jeder, außer externen Benutzern“ um?

Seit Release 1.17 erkennt MAIA Freigaben für „Jeder, außer externen Benutzern“. Dateien mit dieser Freigabe sehen in MAIA alle internen Nutzer deines Tenants, Gastkonten nicht.

Eine Einschränkung bleibt: Steckt „Jeder, außer externen Benutzern“ in einer selbst angelegten Websitegruppe, wertet MAIA diese verschachtelte Freigabe nicht aus. Vergib die Rechte in diesem Fall direkt an Nutzer oder an Gruppen aus Entra ID.

Andere regelbasierte Legacy-Berechtigungen, die im zentralen Verzeichnis (Entra ID) nicht explizit hinterlegt sind, ignoriert MAIA weiterhin. Synchronisiert werden direkte Nutzerrechte, Gruppenrechte und die genannte Freigabe für alle internen Nutzer. So greifen Berechtigungen genau so, wie du sie festgelegt hast.

Unterstützte Konfigurationen für die Synchronisation

Damit deine Mitarbeiter in MAIA Zugriff auf die relevanten SharePoint-Inhalte erhalten, müssen die Berechtigungen explizit vergeben sein. MAIA unterstützt folgende zwei Methoden:

Zugriff über Microsoft 365 Gruppen (Empfohlen)

Dies ist die sauberste und am einfachsten zu verwaltende Methode.

Verwaltung: Du pflegst die Mitglieder in einer Microsoft 365 Gruppe in Entra ID (Azure AD).
Zuweisung: Diese Gruppe wird einmalig in der SharePoint-Site hinterlegt.
Vorteil: Neue Mitarbeiter musst du nur zur Gruppe hinzufügen – sie erhalten dann automatisch Zugriff in SharePoint und MAIA.
Link zur Verwaltung: Microsoft Entra Gruppenverwaltung

Direkte Benutzerzuweisung

Alternativ können Berechtigungen direkt auf Personenebene vergeben werden.

Vorgehen: Der einzelne Benutzer wird namentlich in den Berechtigungseinstellungen der SharePoint-Site hinzugefügt.

Anleitung: So fügst du Benutzer oder Gruppen in SharePoint hinzu

Um sicherzustellen, dass MAIA die Berechtigungen korrekt übernehmen kann, füge Benutzer oder Microsoft 365 Gruppen bitte direkt in der SharePoint Cloud (SharePoint Online) hinzu:

Öffne die entsprechende SharePoint-Site, auf die Zugriff gewährt werden soll.
Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
Wähle im Menü den Punkt Websiteberechtigungen aus.
Klicke auf den Button Mitglieder hinzufügen (oder je nach Ansicht „Website teilen“).
Gib nun den Namen der Microsoft 365 Gruppe (empfohlen) oder des einzelnen Benutzers ein.
Wähle die entsprechende Berechtigungsstufe (z. B. „Mitglieder“ für Bearbeitungsrechte oder „Besucher“ für Lesezugriff).
Klicke auf Hinzufügen bzw. Teilen.

Wichtiger Hinweis zur Synchronisationsdauer

Bitte beachte, dass Änderungen an Gruppenmitgliedschaften oder direkten Berechtigungen eine gewisse Zeit benötigen, um durch alle Microsoft-Systeme und anschließend zu MAIA propagiert zu werden.

Nachdem du eine Gruppe oder einen Nutzer hinzugefügt hast, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis diese Änderungen vollständig von MAIA verarbeitet wurden und die entsprechenden Inhalte für den Nutzer in MAIA sichtbar sind.