Projektübergaben

Herausforderung

• Wissen steckt in Köpfen: Ein Großteil des Projektwissens liegt nicht in offiziellen Dokumenten, sondern in E-Mails, informellen Absprachen und im Kopf des bisherigen Verantwortlichen.
• Lange Einarbeitungszeit: Bis ein Nachfolger ein Projekt wirklich versteht, vergehen in der Praxis 4–8 Wochen — wertvolle Zeit, die das Projekt kostet.
• Endloser Rückfragebedarf: Der übergebende Mitarbeiter wird noch wochenlang kontaktiert, obwohl er längst in einer neuen Rolle ist.

Lösung

• Projektdokumentation zentral laden: Alle relevanten Unterlagen — Protokolle, Spezifikationen, E-Mails, Entscheidungsdokumente — werden in MAIA hochgeladen und sofort durchsuchbar.
• Übergabe-Paket automatisch generieren: MAIA erstellt in einer Session Projektzusammenfassung, Entscheidungshistorie, Stakeholder-Briefing, FAQ und Einarbeitungsplan,auf Basis der vorhandenen Dokumente.
• Wissenslücken aufdecken: MAIA identifiziert gezielt, wo Entscheidungen undokumentiert sind oder kritische Informationen fehlen, bevor die Übergabe stattfindet.

Ergebnis

• Einarbeitungszeit von 6 Wochen auf 1 Woche reduziert
• Rückfragen an den Vorgänger um ca. 80 % reduziert
• Strukturierte Übergaben als Standard: unabhängig von Erfahrung oder Abteilung

Prompt-Beispiele

1. Projektüberblick: „Erstelle eine einseitige Statusübersicht dieses Projekts — was muss der Nachfolger sofort wissen, um morgen arbeitsfähig zu sein?"
2. Entscheidungshistorie: „Extrahiere eine chronologische Liste aller wesentlichen Projektentscheidungen — was wurde entschieden, warum, und welche Alternativen wurden verworfen?"
3. Wissenslücken: „Wo fehlen in der Projektdokumentation Informationen, die für einen Nachfolger kritisch wären?"
4. Einarbeitungsplan: „Erstelle einen Einarbeitungsplan für die ersten 4 Wochen des neuen Projektverantwortlichen — priorisiert nach Dringlichkeit."

‍