Excel-Dateien auswerten

MAIA liest Excel-Dateien und beantwortet Fragen dazu in normaler Sprache, etwa „Wie hoch ist der Umsatz pro Region im zweiten Quartal?“ oder „Welche Lieferanten haben mehr als drei offene Bestellungen?“. Jede Zahl in der Antwort belegt MAIA mit der Zelle, aus der sie stammt. Summen, Zählungen und Treffer rechnet MAIA selbst nach, bevor sie sie nennt.

MAIA liest deine Dateien nur. Die Datei im Dateimanager bleibt unverändert.

Voraussetzungen

• Die Datei ist im Format .xlsx gespeichert.
• Die Excel-Auswertung ist für alle Workspaces standardmäßig aktiviert. Klappt sie bei dir nicht, wende dich an support@getmaia.ai.

So gehst du vor

1. Lade die Excel-Datei hoch. Dafür hast du zwei Wege:

   • Im Chat: Klicke auf „+“ > „Dateien hochladen“ oder zieh die Datei per Drag and Drop ins Chatfenster.
   • Im Dateimanager: Öffne eine Sammlung und klicke auf „Hochladen“. Mehr dazu in Dokumente hochladen und teilen.

   

2. Liegt die Datei schon im Dateimanager, wähle sie über „Dateien auswählen“ aus.

3. Stell deine Frage. Nenne wenn möglich das Tabellenblatt oder die Spalten, um die es geht. Bei großen Tabellen oder mehreren Dateien lohnt sich ein höherer „Aufwand pro Antwort“, siehe Antworteinstellungen.

4. Lies die Antwort und prüf bei Bedarf die angegebenen Zellen in der Datei nach.

Anders als PDFs oder Word-Dateien findet MAIA den Inhalt einer Excel-Datei nicht über die allgemeine Suche. Wähle die Datei deshalb immer gezielt aus.

So ist die Antwort aufgebaut

MAIA trennt in der Antwort drei Arten von Aussagen:

• Geprüfte Angaben aus der Datei: Werte mit Zellbeleg, die MAIA gegen die genaue Zelle geprüft hat.
• Nachgerechnete Werte: Summen, Zählungen und Treffer, die MAIA selbst berechnet und nachgeprüft hat. Die verwendeten Zellbereiche stehen dabei.
• Einschätzung: MAIAs eigene Deutung der Zahlen. Sie ist als solche gekennzeichnet.

Zellbelege erscheinen in der Antwort als kleine Felder mit Tabellen-Symbol und dem Wert aus der Zelle, zum Beispiel direkt in einer Rechnung wie „4 × 1850“. So siehst du, welche Werte MAIA aus der Datei übernommen hat.

Sagt MAIA, dass etwas nicht in der Datei steht, hat sie die Datei dafür vollständig durchsucht, nicht nur stichprobenartig.

Werte aus Formeln

MAIA berechnet Excel-Formeln nicht neu. Bei Zellen mit Formeln nutzt sie den Wert, den Excel beim letzten Speichern abgelegt hat, und weist in der Antwort darauf hin, dass diese Formelwerte „möglicherweise veraltet“ sind. Hast du Werte geändert, ohne die Datei in Excel neu zu speichern, kann dieser Wert also abweichen. Fehlt für eine Formel der gespeicherte Wert ganz, rechnet MAIA selbst und sagt das in der Antwort.

Hat eine Formel keinen gespeicherten Wert, rechnet MAIA ihn unter Umständen selbst aus. Die Antwort sagt dann, dass der Wert von MAIA berechnet und nicht geprüft ist.

Tipp: Öffne die Datei vor dem Hochladen einmal in Excel und speichere sie. Dann sind alle Formelwerte aktuell.

Diese Dateien lehnt MAIA ab

Beim Hochladen lehnt MAIA folgende Dateien mit einer Meldung ab:

• ältere Excel-Dateien im Format .xls (Meldung: „Der Dateityp von … wird hier nicht unterstützt“)
• Dateien mit Makros, zum Beispiel .xlsm, auch wenn sie in .xlsx umbenannt wurden
• Dateien im Format .xlsb
• passwortgeschützte oder verschlüsselte Dateien

Speichere solche Dateien in Excel als normale .xlsx-Datei ohne Kennwort und ohne Makros und lade sie erneut hoch.

Grenzen

• Prüfgrenze: Pro Frage prüft MAIA bis zu 50.000 Zellen. Braucht eine Frage mehr, liefert MAIA die Werte nicht oder nicht vollständig belegt und sagt das in der Antwort. Grenze die Frage dann ein, zum Beispiel auf ein Tabellenblatt, einen Zeitraum oder bestimmte Spalten. - Mehrere Dateien in einer Frage: Du kannst mehrere Excel-Dateien gleichzeitig auswählen und in einer Frage auswerten oder vergleichen lassen. MAIA belegt die Werte dann für jede Datei mit eigenen Zellen. - Nicht ausgewertet werden: Diagramme, Bilder und Pivot-Tabellen in der Datei.
• Andere Formate: OpenDocument-Tabellen (.ods) werden nicht unterstützt. CSV-Dateien kannst du wie bisher als normales Dokument nutzen.
• Nur lesen: MAIA ändert keine hochgeladene Datei. Eine neue Excel-Datei kann MAIA aber für dich erstellen, siehe Release 1.22. Fragen zu einer so erstellten Datei beantwortet MAIA im selben Chat, auch mit Zellangaben. In anderen Chats kannst du sie nicht auswählen; lade sie dafür herunter und wieder hoch.

Häufige Fragen

MAIA sagt, sie könne die Datei nicht lesen. Was tun? Prüfe, ob die Datei als .xlsx ohne Kennwort und ohne Makros gespeichert ist Hilft das nicht, schreib uns an support@getmaia.ai.

Werden meine Excel-Dateien verändert? Nein. MAIA liest die Datei nur.

Wie groß darf die Tabelle sein? Auch Tabellen mit mehreren tausend Zeilen geht MAIA vollständig durch. Entscheidend ist, wie viele Zellen eine einzelne Frage betrifft (siehe Prüfgrenze oben).